« Gérez de A à Z le programme bilingue d’activités periscolaires à Caulfied Junior College. »

L’Ecole Française de Melbourne développe et organise des programmes d’éducation bilingues franco-australiens. L’EFM cherche à recruter un/une coordinateur/trice pour ses Activités periscolaires après l’école (After School Activities / ASA).

Ce rôle requiert de gérer tout le processus, dès la mise en place, du programme d’activités bilingues Franco-Australiennes après l’école. Cela comprend le choix et la programmation des activités, le recrutement des enseignants/éducateurs, la gestion des inscriptions et l’administration avec l’école (CJC), la relation avec les parents et le suivi sur place tous les jours. Cela signifie de travailler en étroite collaboration avec l’EFM pour développer un programme adéquat, s’assurer de la conformité avec les régulations de l’école y compris en termes de sécurité et santé. Ce rôle supervise aussi le bon comportement en classe et la gestion des élèves, l’évaluation des programmes et pour le côté plus ludique la mise en place de performances des élèves en fin de terme et à la fin de l’année.

Résumé du poste

Discuter avec le comité EFM /les parents du choix et de la programmation des activités après l’école.
Organiser le marketing et la communication pour optimiser le nombre d’inscrits.
Vérifier les inscriptions et l’administration associée.
Développer et mettre en place les procédures et pratiques.
Rechercher et recruter les enseignants/éducateurs pour soutenir une équipe dans la durée (avec accord de l’EFM) en ayant en tête la promotion du français.
Former et coordonner les enseignants en leur fournissant des recommandations et directives (y compris sur la sécurité et santé) ainsi qu’un retour sur leur performance.
Etablir la communication entre l’école / l’EFM / les parents et les élèves.
Enregistrer et gérer les inscriptions de manière confidentielle.
Gérer les remplacements, annulations, changements d’éducateurs intra-terme, de classes etc.
Être présent sur place 15h15 – 17h15 pour assurer le bon déroulement des activités (changement de classes, gestion des absents etc.) et s’assurer que le comportement des élèves est conforme à l’environnement scolaire.

Disponibilité

Contrat d’heures modulables: Le rôle de coordinateur/trice ASA demande un temps de présence obligatoire du lundi au vendredi de 15h15 à 17h15 pendant la période scolaire. Le reste du temps, le coordinateur / trice organise son temps de façon autonome. Le temps estimé nécessaire à la bonne gestion des tâches qui incombent à la fonction est d’environ 10 à 15h supplémentaires par semaine avec une périodicité dans l’année. Les périodes qui représentent une charge de travail plus importantes sont:

Les 2 semaines avant la fin du terme

Les 2 semaines au début du terme suivant

C’est à ce moment-là que les nouveaux programmes sont mis en place et qu’il faut préparer le démarrage du programme en début de terme.

Octobre/Novembre et Décembre pour l’organisation de la fête de fin d’année des ASA.

Le reste du temps, il s’agit d’assurer le suivi de la présence des animateurs, de répondre aux mails des parents et d’assurer une communication sur les activités (FB, blog, parents…). Il est demandé néanmoins d’être disponible en cas d’urgence à gérer notamment en cas d’absence d’un animateur ou d’un incident survenu lors des activités. Nous avons choisi de lisser les heures sur l’année, il est entendu que le /la coordinateur/trice anticipe et gère son temps pour accomplir sa mission.

Le salaire est négociable.

Candidature

Veuillez nous envoyer votre CV (en français et anglais) ainsi qu’une lettre d’accompagnement décrivant votre intérêt et vos qualifications pour ce poste.
Veuillez également nous communiquer trois références professionnelles (+ les coordonnées).

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Description détaillée du poste

Planification et horaires

Déterminer et planifier un horaire hebdomadaire d’activités variés, divers et selon l’âge.
S’assurer que les activités soient adaptées à l’environnement / salles de classe disponibles.
Coordonner les enseignants en ce qui concerne les jours disponibles et les ressources nécessaires, y compris un résumé de l’activité pour la communication aux parents.
Coordonner avec le bureau de l’école la disponibilité et la planification des salles.
Confirmer le calendrier et le budget proposés avec le comité EFM et designer graphique avant publication,
Développer et mettre en place les procédures et pratiques.

Sélection et coordination d’Animateurs / Moniteurs

Recherche des animateurs/animatrices/moniteurs/monitrices qualifiés afin d’établir une équipe engagée à long terme en utilisant la publicité, les médias sociaux, les recommandations.
Effectuer des entrevues téléphoniques et organiser des entretiens face à face avec les membres de comité EFM.
Préparer et coordonner la partie administrative tels que les contrats, partage des directives opérationnelles, processus de déroulement, les procédures de paiement, etc.
Fournir aux enseignants un dossier au début du mandat avec les guidelines, le calendrier, les listes de présence, coordonnées, FAQ, etc.
Organiser l’intégration pour les enseignants et assurer la compréhension du rôle et de l’engagement.
Coordonner l’équipe.

Finance

Suivre les inscriptions au sein de Trybooking et surveiller le niveau d’inscrits afin d’optimiser les classes.
Fournir un budget et les résultats (P&L) pour chaque terme.
Veiller à ce que les enseignants aient fourni leurs renseignements personnels, leur numéro d’imposition et les choix de Superannuation le cas échéant.
Fournir la feuille de présence ‘timesheet’ des enseignants au Trésorier et Business Manager de l’EFM chaque lundi et assurer la liaison avec lui en conséquence.
Assurer la réception des frais d’équipement/enseignants et fournir au Trésorier et Business Manager pour traitement pertinent.
Traiter les remboursements via Trybooking selon les cas (retrait ou annulations vérifiées).

Inscriptions & Marketing

Établir (et tester) les réservations via le système Trybooking.
Créer et publier les avis/ publicité/affichage dans l’école/ campagnes via des canaux de communication destinés aux parents (par ex. Compass / newsletter / Facebook) en ce qui concerne l’ouverture des réservations et programme.
Surveiller les réservations et les inscriptions afin d’assurer une assistance optimale.
Examiner les niveaux de réservation avec l’EFM.
Gérer l’amalgame, l’annulation des cours (si peu rempli) et des communications ensuite.
Développer des propositions pour la promotion du programme.

Gestion de la fréquentation (élève et enseignant)

Mettre en place des listes de présence assurant l’intégralité de tous les contacts de parents et informations pertinentes (i.e. médicale).
Fournir aux enseignants des listes de présence des élèves et s’assurer qu’ils comprennent les processus de contrôle (check in/check out) et des parents.
Vérifier la signature des enseignants sur la ‘feuille de présence’ chaque jour.
Coordonner et assurer la liaison avec les parents et les enseignants en cas d’absence d’un enseignant, y compris le remplacement temporaire ( si non assuré par vous-même), communiquer avec les parents en cas d’impossibilité de remplacer l’éducateur absent et la redistribution des étudiants nécessaires dans les autres classes.

Présence & Opérations

Être présent tous les jours de 15h15 à 17h15 pour assurer le bon fonctionnement des activités.
Prendre les listes d’absence du bureau de l’école et faire référence à chaque liste de présence / enseignant.
Faire signer aux enseignants la feuille de présence.
Aller chercher tous les élèves du niveau Préparation / Fondation et les amener au point de rendez-vous.
Vérifier toutes les absences inattendues avec le secrétariat de l’école, Team Kidsou en téléphonant aux parents (le cas échéant):

Veiller à ce que les standards de comportement et les règles scolaires soient respectées dans toutes les classes.
Soyez prêt(e) à prendre une classe si un enseignant est absent.
Soyez prêt(e) à administrer les premiers soins si nécessaire.
Répondre à la ligne téléphonique ASA dédiée.
Vous occupez des enfants jusqu’à ce que les parents arrivent (en cas de retard).

Relations avec les intervenants

Établir les mécanismes de communication appropriés avec les acteurs concernés.
Coordonner et assurer la liaison avec le milieu scolaire, le personnel et les parents de façon appropriée.
Vous assurez que les activités s’alignent aux politiques et sécurités de l’EFM / école.
Fournir au Comité EFM un feedback régulier en ce qui concerne le programme et tout événement concernant le programme.
Être proactif et agir en tant que liaison avec les parents en fournissant un service client pertinent en temps opportun.
Gérer les communications régulièrement avec les parents et les parties prenantes, y compris un sondage annuel.

Evénements & Communications

Coordonner un événement de fin d’année qui permet aux enseignants et aux enfants de montrer ce qu’ils ont fait au cours de la durée / année. Cela implique la coordination avec l’école, les enseignants, les parents et EFM entre autres pour produire un événement festif et accessible.
Informer l’EFM sur les risques / problèmes si besoin.
Mettre à jour les informations pertinentes concernant l’EFM sur différents médias (newsletter, site web, réseaux sociaux, etc.).

Compétences générales

Aimer travailler avec les enfants de l’école primaire.
Avoir de l’énergie communicative, de l’attention aux détails, de l’empathie, de la flexibilité, de l’initiative et autonomie, de la capacité à collaborer, et un engagement à travailler en équipe.
Avoir des compétences en communication développées et être en mesure de gérer plusieurs types de public.
Doit être assidu, ponctuel et fiable.
Posséder des compétences Microsoft, médias sociaux, graphisme (pour création affiches/communication) et être prêt à utiliser des logiciels pour l’amélioration des processus.
Vous ferez rapport au Comité de gestion EFM.

Experience & Aptitudes

Expérience de travail avec des enfants d’âge préscolaire ou primaire.
Qualifié dans l’éducation des enfants (diplôme ou équivalent) ou travailler à son égard (petite enfance, BAFA).
Avoir son WWCC (Working with Children Check).
Avoir une expérience antérieure en matière de gestion d’événements, d’administration de projets et de coordination serait très avantageuse.
Bilingue Français-anglais très souhaitable.
Sens de planification et organisation.
Doit avoir son diplôme Premiers soins.
Disponibilité du lundi au vendredi 15h15-17h15 pendant la période scolaire.
Citoyenneté, résidence ou VISA de travail en Australie requis.
Être disponible sur du long terme.